Um dos grandes desafios das Escolas é encontrar o equilíbrio entre a Gestão Financeira e a Gestão Pedagógica. As escolas, em sua maioria, foram fundadas por pedagogos, que realizam com maestria a parte pedagógica, mas lidam com as dificuldades da gestão financeira por não terem em sua essência essa formação específica.
Acredito que o primeiro passo para encontrar esse equilíbrio é entender que a escola é uma empresa como qualquer outra, e não há problema nenhum em gerar lucro. Pelo contrário, o sucesso financeiro nos permite entregar nosso propósito final, que é uma educação de qualidade. Quanto maior a rentabilidade, maior pode ser o investimento pedagógico, tecnológico e de infraestrutura na instituição.
Mas quais são os caminhos possíveis para se criar e manter uma gestão financeira saudável, controlada, planejada e monitorada?
Em primeiro lugar, é imprescindível você ter clareza das suas receitas e das suas despesas. Não gastar mais do que recebe. Se você gastar mais do que ganha, o resultado será dívida, e as empresas devem evitar ao máximo empréstimos, usar limite especial do banco, pois tudo isso gera juros, comprometendo ainda mais os seus resultados. Entender todos os custos para estabelecer o valor ideal da mensalidade, que permita você gerir com certa margem, levando em conta todas as despesas anuais, imprevistos, investimentos, além de ter ações efetivas para monitorar e combater a inadimplência, a fim de que ela não comprometa a saúde financeira.
Para isso, é preciso ter um plano orçamentário anual, considerando todos os setores, estabelecendo o teto máximo de gasto durante o ano. Também é importante ter um controle efetivo do fluxo de caixa, realizar a gestão dos pagamentos, das cobranças e do capital de giro, fazer a apuração dos resultados financeiros, ter um planejamento financeiro, dentre outros. O ideal é que tudo isso seja automatizado, mas dependendo do porte da sua empresa, é possível ter controles manuais.
Outra dica é saber qual a porcentagem em cima do faturamento a instituição está direcionando seus custos. Exemplo: a folha de pagamento é a maior despesa de uma instituição e o ideal é que não ultrapasse os 60% do faturamento bruto. Com uma simples planilha de excel, é possível você ter esse controle e o histórico de todos os anos da evolução dos seus custos, até para que você tome alguma decisão estratégica, é a base de dados que irá contribuir para ser mais assertivo nas ações.
O mantenedor precisa, mensalmente, ter um momento para analisar os dados e definir os próximos passos. Importante entender qual a rentabilidade da instituição, ter um pró-labore definido para os mantenedores, evitando que as contas da pessoa física e jurídica se misturem. É necessário que a escola tenha processos e o gestor invista na formação dos seus profissionais e na análise das suas rotinas. Ter uma rotina administrativa bem estruturada é o sucesso de qualquer instituição.
Rosilene Teixeira Rodrigues
CEO da RTR Consultoria e Diretora Geral do Grupo Dom Bosco
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